De opleidingstoolbox

Tom Klijberg is sinds 2013 Training Coördinator bij Astellas. Een farmaceutische organisatie die zich richt op het ontwikkelen van nieuwe medicijnen. Medicijnen die alleen op doktersvoorschrift verkrijgbaar zijn. In Nederland, om precies te zijn Meppel, staat de grootste fabriek van de Europese tak. Hier werken zo’n 200 productie operators, deze medewerkers voeren het grootste deel van de dag handvaardigheden uit. Leg je deze handelingen stap voor stap uit op papier? Of maak je een filmpje met aan aantal aandachtspunten?

“In 2018 ontstond de wens om een nieuwe introductie e-learning over GMP te laten ontwikkelen. We hebben toen Tele’Train en een aantal andere partijen uitgenodigd om een voorstel te doen voor de ontwikkeling hiervan. Zelf kende ik Smart Learning Company(SLC) al en had daar een goed gevoel bij, maar ook het voorstel paste precies bij wat wij voor ogen hadden. Toen was de keuze snel gemaakt. Vanuit SLC heeft Hilde Dijksterhuis toen deze e-learning ontwikkeld. Al snel kwam er een tweede opdracht, het ontwikkelen van e-learning over data integriteit. Dat project is zo goed verlopen dat deze vertaald is naar het Japans, Chinees en Engels. Bij de derde opdracht, een verdiepingsmodule over data integriteit en een basismodule over gevaarlijke stoffen kwam SLC met een detacheringsvoorstel. Dat voorstel kwam precies op tijd, want we waren naast de e-learningmodules ook bezig met het opzetten van een nieuwe opleidingsstructuur.”

‘Opleidingstoolbox’

Toen Tom in 2013 begon bij Astellas stond hij er alleen voor, inmiddels bestaat het team uit twee fulltime training specialisten en een parttime administratief medewerker. Hij ziet zijn team graag nog verder uitbreiden. Met name omdat het onderhouden van opleidingsmateriaal veel tijd en werk vergt. Het project waar ze tijdens de detachering meteen mee aan de slag gingen was het ontwikkelen van een ‘Opleidingstoolbox’. Deze box kan worden gezien als een gereedschapskist, met daar in alles wat je nodig hebt bij het ontwikkelen van leermateriaal. “De Toolbox die SLC heeft ontwikkeld is erop gericht dat mensen uit de organisatie zelf al wat voorwerk kunnen doen. Ik stuur een template naar de betreffende medewerker die de trainingsvraag heeft en de medewerker vult het template in. Daarbij wordt de medewerker geholpen om al na te denken over de juiste vragen. Vervolgens kijken we samen naar het resultaat. Door het gebruik van vaktermen en afkortingen wordt de inhoud vaak onduidelijk voor anderen, dan ben ik er om dat te bewaken. En tot slot maak ik er een digitale module van”

Naast templates voor modules zijn er ook documenten ontwikkeld die helpen bij het schrijven van filmscripts en het maken van schermfilmpjes en animaties. Er is voor allerlei leervormen iets heel specifieks uitgewerkt. Maar ook voor een aantal algemenere zaken, zoals het opstellen van leerdoelen. Het doel van deze ‘Opleidingstoolbox’ is het verlagen van de ontwikkeltijd van lesmateriaal voor de trainingsafdeling door een deel van het werk bij de inhoudsdeskundige te leggen. Door de standaard werkwijze lijkt het lesmateriaal tevens meer op elkaar en is het voor een nieuwe training specialist makkelijker om ingewerkt te worden.

Doorontwikkeling opleidingsbeleid

Nu de Toolbox af is staat de doorontwikkeling van het opleidingsbeleid op de planning. Een klus die Tom en zijn collega zichzelf hadden toebedeeld. “Gaandeweg merkten we dat het in de business as usual voor ons lastig was om zelf het opleidingsbeleid te formuleren. Het is een creatief proces, de drukte van de dag zorgt hierbij voor veel vertraging. Met die reden hebben we ervoor gekozen om SLC de kar te laten trekken. Het is niet zo dat ik het helemaal loslaat, van tijd tot tijd bespreken we de zaken met elkaar. Hilde geeft daar invulling aan en ik review vervolgens de stukken. De samenwerking met SLC blijkt, vooral nu we met het beleid en de structuur bezig zijn, een gouden greep. Beide projecten zijn compleet in elkaar verweven. Het één had zeker geen succes kunnen zijn zonder het ander.”

In het nieuwe beleid kijken ze bij Astellas goed naar waar ze energie in steken en verleggen dit naar efficiëntere trainingsvormen als het ‘just in time’ principe, ook wel werkplekleren genoemd. Dit principe gaat uit van het aanreiken van kennis en leren van vaardigheden precies op het moment dat een medewerker dat nodig heeft. Verweven in dit principe zit de 70-20-10 methodiek, waarin 70% staat voor het leren tijdens het werk zelf, 20% voor coaching en reflectie en 10% voor formele leerinterventies zoals training. “Doordat we in de coronaperiode minder klassikale trainingen organiseren is er voor ons meer tijd om de huidige werkplekopleidingen te verdiepen. De volgende stap is om de werkplek opleidings-methodiek uit te rollen op de afdelingen buiten productie. Deze manier van leren is vooral gebaseerd op leren tijdens het werk. Op het moment dat de vaardigheid zich aandient kan de medewerker via zelfstudie en begeleiding van een ervaren collega de vaardigheid eigen maken. Zodra beiden het idee hebben dat de medewerker de vaardigheid zelfstandig kan, dan wordt de eindtoets bij de mentor aangevraagd. De mentor toetst of de medewerker werkt volgens instructie en kwalificeert de medewerker. Zo werkt een nieuwe medewerker stap voor stap toe naar een vakbekwaam operator. Een bijkomend voordeel van deze leermethodiek is dat we veel flexibeler op kunnen leiden. De medewerker kan op ieder moment starten met een werkplekopleiding omdat we niet afhankelijk zijn van externe partijen. Zowel de trainer-rol (een ervaren collega) als de mentor-rol wordt door een Astellas medewerker ingevuld.”

Toekomstmuziek

Als het aan Tom ligt zijn ze nog lang niet klaar. De producten die Astellas produceert worden steeds complexer, dat vraagt iets van een organisatie en haar personeel. Hij verwacht dat de nieuwe opleidingsstructuur de organisatie daar zeker bij gaat helpen. “Op het moment dat je als organisatie je mensen effectief kunt opleiden, ben je instaat om snel in te springen op veranderingen. En kun je uitval of extra productiecapaciteit beter opvangen.” Samen met Tele’Train is Tom nu een praatplaat aan het ontwikkelen, om zo de ideeën voor de verdere samenwerking over te kunnen brengen aan het managementteam. Vertrouwen dat dit gaat lukken heeft Tom zeker, “Uit onderzoeken blijkt dat je van formeel leren maar 10% onthoud, in de oude situatie was 95% van onze leerinterventies formeel. Dus 95% van de tijd werd besteedt aan iets wat maar 10% oplevert. Dan is het natuurlijk mooi om aan het managementteam te kunnen laten zien dat wij de oplossing hebben: Werkplekleren.”

© Copyright Smart Learning Company 2017
Design door: Smart Learning Company | Realisatie: Euforiedesign